PENDEKATAN PROSES

Apa pendekatan proses?

Semua organisasi menggunakan proses untuk mencapai tujuan mereka.

Sebuah proses:

• mengatur kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang menggunakan input untuk memberikan hasil yang diinginkan

CATATAN: Input dan output mungkin nyata (misalnya bahan, komponen atau peralatan) atau tidak berwujud (misalnya data, informasi atau pengetahuan).

Pendekatan proses termasuk membangun proses organisasi untuk beroperasi sebagai sistem yang terintegrasi dan lengkap.

• Sistem manajemen terintegrasi proses dan langkah-langkah untuk memenuhi tujuan

• Proses menentukan kegiatan yang saling terkait dan pemeriksaan, untuk memberikan output yang diinginkan

• perencanaan dan kontrol lengkap dapat didefinisikan dan didokumentasikan sesuai kebutuhan, tergantung pada konteks organisasi.

Pemikiran berbasis risiko, PDCA dan pendekatan proses

Ketiga konsep bersama-sama membentuk bagian integral dari ISO 9001: 2015 standar. Risiko yang mungkin dampak pada tujuan dan hasil harus ditangani oleh sistem manajemen. Pemikiran berbasis risiko digunakan di seluruh pendekatan proses untuk:

• Tentukan bagaimana risiko (positif atau negatif) ditujukan dalam membangun proses untuk meningkatkan output proses dan mencegah hasil yang tidak diinginkan

• Menentukan sejauh mana proses perencanaan dan pengendalian yang diperlukan (berdasarkan risiko)

• meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu

• memelihara dan mengelola sistem yang inheren membahas risiko dan memenuhi tujuan

PDCA adalah alat yang dapat digunakan untuk mengelola proses dan sistem. 

PDCA adalah singkatan dari:

 P Rencana: mengatur tujuan dari sistem dan proses untuk memberikan hasil ( “Apa yang harus dilakukan” dan “bagaimana melakukannya”)

D Do: melaksanakan dan mengendalikan apa yang direncanakan

C Periksa: memantau dan mengukur proses dan hasil terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan dan hasil laporan

A Act: mengambil tindakan untuk meningkatkan kinerja proses

PDCA beroperasi sebagai siklus perbaikan terus-menerus, dengan pemikiran berbasis risiko pada setiap tahap.

MANFAAT:

• Fokus pada yang lebih penting ( “berisiko tinggi”) proses dan output mereka

• peningkatan pemahaman, definisi dan integrasi proses saling tergantung

• manajemen sistematis perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan dan perbaikan

proses dan sistem manajemen secara keseluruhan.

• lebih baik menggunakan sumber daya dan peningkatan akuntabilitas

• prestasi lebih konsisten dari kebijakan dan tujuan, hasil yang diharapkan dan

keseluruhan penampilan

• pendekatan proses dapat memfasilitasi pelaksanaan sistem manajemen

• meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan

• ditingkatkan kepercayaan dalam organisasi.

Langkah-langkah dalam proses pendekatan

Apa yang harus dilakukan?

Tentukan konteks organisasi

Organisasi harus mengidentifikasi nya tanggung jawab, yang relevan tertarik pihak dan mereka relevan persyaratan, kebutuhan dan harapan untukmendefinisikan organisasi tujuan yang diinginkan.

Mengumpulkan, menganalisa dan menentukan eksternal dan internal

tanggung jawab organisasi untuk memenuhi relevan persyaratan, kebutuhan dan harapan yang relevan pihak yang berkepentingan. Memantau atau berkomunikasi sering dengan ini pihak yang berkepentingan untuk memastikan pemahaman terus-menerus dari kebutuhan mereka, kebutuhan dan harapan.

Tentukan cakupan, tujuan dan kebijakanorganisasi

Berdasarkan analisis persyaratan, kebutuhan dan harapan membangun ruang lingkup, tujuan dan kebijakan yang relevan untuk kualitas organisasi sistem manajemen.

Organisasi harus menentukan ruang lingkup, batas-batas dan penerapan sistem manajemen memperhitungkan pertimbangan konteks internal dan eksternal dan

persyaratan pihak yang berkepentingan. Tentukan yang memasarkan organisasi harus alamat. Manajemen puncak harus kemudian menetapkan tujuan dan kebijakan untuk hasil yang diinginkan.

Tentukan proses dalam itu organisasi

Tentukan proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan dan kebijakan dan

menghasilkan dimaksudkan output.

Manajemen akan menentukan proses yang diperlukan untuk mencapai output yang dimaksudkan. Proses ini meliputi manajemen, sumber daya, operasi, pengukuran, analisis dan perbaikan.

Tentukan urutan proses

Menentukan bagaimana proses mengalir di urutan dan interaksi.

Mendefinisikan dan menggambarkan jaringan proses dan mereka

interaksi. Pertimbangkan hal berikut:

• The input dan output dari setiap proses (yang mungkin internal atau eksternal).

• Proses interaksi dan interface yang memproses tergantung atau mengaktifkan.

• efektivitas dan efisiensi dari urutan Optimum.

• Risiko untuk efektivitas proses interaksi.

Catatan: Sebagai contoh, proses realisasi (seperti yang dibutuhkan untuk menyediakan produk atau layanan yang diberikan ke pelanggan) akan berinteraksi dengan proses lain (seperti manajemen, pengukuran, pengadaan dalam ketentuan ini sumber daya).

Urutan proses dan interaksi mereka dapat dikembangkan menggunakan alat seperti pemodelan, diagram, matriks dan diagram alur.

Mendefinisikan orang atau remits yang mengambil proses kepemilikan dan akuntabilitas

Menetapkan tanggung jawab dan otoritas untuk setiap proses. Manajemen atas harus mengatur dan menentukan kepemilikan, akuntabilitas, peran individu, tanggung jawab, bekerja kelompok, remits, wewenang dan memastikan kompetensi dibutuhkan untuk definisi efektif, pelaksanaan, pemeliharaan dan perbaikan setiap proses dan yang interaksi. Individu atau remits seperti biasanya disebut sebagai Pemilik Proses.

Untuk mengelola interaksi proses mungkin berguna untuk juga membentuk tim sistem manajemen yang memiliki sistem gambaran di semua proses dan mungkin termasuk perwakilan dari proses berinteraksi dan fungsi.

Tentukan perlu untuk didokumentasikan informasi

menentukan orang-orang proses yang membutuhkan menjadi resmi didefinisikan dan bagaimana mereka adalah untuk menjadi didokumentasikan.

Proses ada dalam organisasi. Mereka dapat formal atau informal. Tidak ada katalog atau daftar proses yang harus didefinisikan secara formal. Organisasi harus menentukan proses harus didokumentasikan pada dasar pemikiran berbasis risiko, termasuk, misalnya:

• Ukuran organisasi dan jenisnya kegiatan.

• Kompleksitas proses dan interaksi mereka.

• The kekritisan proses.

• Kebutuhan untuk secara resmi akuntabilitas kinerja.

Proses dapat didokumentasikan secara resmi menggunakan sejumlah metode seperti representasi grafis, cerita pengguna, instruksi tertulis, daftar periksa, diagram alir, media visual atau metode elektronik termasuk grafis dan sistematisasi.

Namun, metode atau teknologi yang dipilih bukan gol. Mereka dapat digunakan untuk menggambarkan proses, yang merupakan berarti untuk mencapai tujuan. Efektif dan terorganisir proses maka dapat memberikan yang konsisten dan akuntabel operasi dan tujuan yang diinginkan dan hasil yang dapat kemudian ditingkatkan.

Catatan: Untuk panduan lebih lanjut, lihat ISO 9000 Pendahuluan dan

Bimbingan modul dukungan Package pada Didokumentasikan

Persyaratan informasi dari ISO 9001: 20 15

Tentukan interface, risiko dan kegiatan dalam proses

Tentukan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai dimaksudkan output dari

Proses dan risiko output yang tidak diinginkan.

Tentukan output dan input yang dibutuhkan dari proses.

Menentukan risiko terhadap kesesuaian produk, jasa dan kepuasan pelanggan jika output yang tidak diinginkan yang disampaikan.

Tentukan kegiatan, tindakan dan kontrol yang melekat diperlukan untuk mengubah input ke dalam ouputs diinginkan.

Menentukan dan menentukan urutan dan interaksi dari kegiatan dalam proses.

Menentukan bagaimana setiap kegiatan akan dilakukan.

Memastikan bahwa sistem manajemen secara keseluruhan membutuhkan

rekening semua bahan risiko untuk organisasi dan pengguna.

Catatan: Dalam beberapa kasus pelanggan dapat menentukan persyaratan tidak hanya untuk output tetapi juga untuk realisasi dariproses.

Tentukan pemantauan dan pengukuran Persyaratan

Menentukan di mana dan bagaimana pemantauan dan pengukuran harus terapan. ini harus menjadi baik untuk kontrol dan peningkatan proses dan proses dimaksudkan output.

Menentukan kebutuhan untuk hasil rekaman.

Mengidentifikasi validasi yang diperlukan untuk menjamin efektivitas dan

efisiensi proses dan sistem. Memperhitungkan faktor-faktor seperti:

• Kriteria Pemantauan dan pengukuran.

• Ulasan kinerja

• kepuasan Tertarik pihak.

• kinerja Pemasok.

• Pada waktu pengiriman dan lead.

• tingkat Kegagalan dan limbah.

• Biaya Proses.

• Insiden frekuensi.

• Langkah-langkah lain kesesuaian dengan persyaratan.

MELAKUKAN

Melaksanakan

Melaksanakan tindakan diperlukan untuk mencapai kegiatan yang direncanakan dan hasil.

Organisasi harus melakukan kegiatan, pemantauan, langkah-langkah dan kontrol dari proses dan prosedur yang ditetapkan (yang dapat otomatis), outsourcing dan metode lain diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan.

Tentukan sumber dibutuhkan

Tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk efektif operasi masing-masing

proses.

Contoh sumber meliputi:

• Sumber daya manusia.

• Infrastruktur.

• Lingkungan.

• Informasi.

• Sumber daya alam (termasuk pengetahuan).

• Bahan.

• Sumber daya keuangan.

MEMERIKSA

Verifikasi

Proses terhadap

yang direncanakan

tujuan

Konfirmasi bahwa Proses efektif dan bahwa karakteristik proses yangkonsisten dengan Tujuan dari organisasi.

Organisasi harus membandingkan output terhadap tujuan untuk memverifikasi bahwa semua persyaratan puas.

Proses yang diperlukan untuk mengumpulkan data. contoh termasuk pengukuran, pemantauan, ulasan, audit dan kinerja analisis.

BERTINDAK

Perbaikan

Mengubah proses untuk memastikan bahwa mereka terus memberikan dimaksudkan output

UU temuan untuk memastikan perbaikan proses efektivitas. (CATATAN: Organisasi dapat juga ingin meningkatkan efisiensi proses, meskipun itu bukan kebutuhan ISO 9001 untuk melakukannya).

Tindakan korektif sebagai akibat dari kegagalan proses harus mencakup identifikasi dan penghapusan akar penyebab dari masalah. 'Sistem Berpikir' mengakui bahwa sebuah acara di salah satu Proses mungkin memiliki penyebab atau efek dalam proses tergantung.

Penyebab dan efek mungkin tidak dalam proses yang sama. Pemecahan masalah dan perbaikan biasanya mengikuti langkah-langkah penting dari:

• mendefinisikan masalah atau tujuan

• mengumpulkan dan menganalisis data pada masalah dan

proses yang relevan

• memilih dan menerapkan solusi yang lebih disukai

• mengevaluasi efektivitas solusi.

• menggabungkan solusi ke rutinitas

Bahkan ketika merencanakan proses output yang dicapai dan persyaratan terpenuhi, organisasi harus tetap berusaha untuk meningkatkan kinerja proses, kepuasan pelanggan dan reputasi. Hal ini dapat dicapai, misalnya, dengan kecil-langkah terus-menerus perbaikan ( “Kaizen”), terobosan perbaikan dan / atau inovasi